CYCOT OM
Produkt-Tour
Alle Anwendungsbereiche im Überblick
Mit CYCOT OM haben Sie eine umfassende Office Management-Lösung, die alle organisatorischen und projektrelevanten Aufgaben im Planungsbüro abdeckt. Hier finden Sie Anwendungsbereiche der Software, die für Architekten, Bauingenieure und TGA-Planer gleichermaßen relevant sind und Sie in Ihrer täglichen Arbeit unterstützen:
Zeiterfassung
Sie wollen Ihre Projektstunden erfassen und auswerten?
Dokumenten-Management
Sie wollen einen einfachen Schriftverkehr und ein effizientes Dokumenten-Management?
Pläne + Planversand
Sie wollen eine Planübersicht und einen lückenlosen Planversand?
Rechnungen
Sie wollen Ihre Projekte korrekt abrechnen?
Controlling
Sie wollen Ihre Projekt- und Bürokennzahlen im Blick haben?
01 Projektanlage
Legen Sie ein neues Projekt an und befüllen dieses mit den ersten Grundinformationen.
02 Vertragsanlage
Bei der Projektanlage können Sie direkt einen HOAI- oder freien Vertrag erstellen.
Auf dessen Leistungsphasen und Leistungen können Sie und Ihre Mitarbeiter direkt nach der Anlage buchen.
03 Stundenerfassung
Über „Stunden erfassen“ können Sie das gewünschte Projekt/die gewünschte Leistungsphase und Projektaufgabe auswählen, einen Zeitraum angeben und die geleisteten Stunden erfassen.
04 Projektstundenanalyse
Projektstundenanalyse
05 Mitarbeiter Monatsberichte
Über die Monatsberichte haben Sie mit einem Klick eine Übersicht über die Soll- und Ist-Stunden Ihrer Mitarbeiter inkl. einer individuell einstellbaren Überstundenregelung.
01 Projektkontakte
Zu jedem Projekt können Sie aus Ihrer Kontaktliste eine Projektkontaktliste erstellen. Diese dient nicht nur zu Ihrer Übersicht, wer in einem bestimmten Projekt arbeitet, sondern auch als schnelle Möglichkeit, projektrelevante E-Mails und Briefe zu erstellen.
02 Erstellung einer E-Mail
Die neuen E-Mails und Schriftstücke können in OM nicht falsch abgelegt werden, da nur die Ordnerstruktur des geöffneten Projekts zur Ablage angeboten wird. E-Mail und Dokumentvorlagen können über unseren Vorlagenassistenten jederzeit neu erstellt oder angepasst werden.
03 Outlook Add-In
Per Drag & Drop können Sie mit unserem Outlook Add-In projektbezogene E-Mails (oder nur die Anhänge) verschlagworten, im richtigen Projekt ablegen und die enthaltenen Informationen Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.
04 Dokumentenmodul
Im Dokumentenmodul können Sie alle hinterlegten Dateien beliebig gruppieren und filtern. Somit haben Sie schnell das gesuchte Dokument zur Hand, inklusive aller Metainformationen, wie zum Beispiel die Empfängeradressen. Die Dateivorschau kann dabei nicht nur E-Mails oder Office Dateien anzeigen, sondern auch DWG und DXF Formate.
05 Projektsuche
Und falls Sie mal nicht wissen in welchem Projekt eine Information abgelegt wurde, hilft unsere Projektsuche, mit der Sie unter anderem alle Dokumente aus allen Projekten durchsuchen, filtern und gruppieren können.
01 Verbindung zur CAD
Verbinden Sie ein Projekt mit Ihrer CAD (nur ALLPLAN) und synchronisieren Sie bereits hier schon die ersten Daten.
02 Import der Plandaten aus ALLPLAN
Synchronisieren Sie direkt aus ALLPLAN immer die neuesten Pläne in Ihr OM Planmodul.
03 Planmodul
Ob bereits entfallen oder freigegeben, im Modul „Pläne“ haben Sie immer den Überblick über alle Pläne eines Projekts. Hieraus können Sie auch Ihre Pläne versenden und behalten den Überblick über den Versand.
04 Planversand
Versenden Sie einen oder mehrere Pläne an Ihre Projektkontakte. Dieser Vorgang wird wie gewohnt in OM gespeichert und (rechts-)sicher hinterlegt.
05 Planausgangsliste
Per Knopfdruck erhalten Sie für einzelne Pläne die Versandinformationen oder OM erstellt Ihnen eine komplette Planausgangsliste aller Pläne zu einem Projekt.
01 Zahlungsbedingungen im Vertrag
Bei der Vertragsanlage kann Ihr Projektleiter bereits die abgemachten Zahlungsbedingungen, Sicherheitseinbehalte und Zahlungspläne hinterlegen.
02 Rechnungsmodul
Behalten Sie immer den Überblick über vorbereitete, bestellte, überfällige und beglichene Rechnungen in unserem Rechnungsmodul.
03 Neue Rechnung erstellen
Sie können alle notwendigen Rechnungstypen schnell per Knopfdruck auswählen.
04 Rechnungsdaten
Im Vertrag hinterlegte Zahlungsziele, Skonto-Vereinbarungen, Sicherheitseinbehalte und Zahlungspläne werden automatisch für Sie ausgefüllt.
05 Abrechnen nach Leistungsstand
Sie können aber auch frei nach dem geleisteten Arbeitsstand verrechnen.
06 Abrechnen besondere Leistungen
Besondere Leistungen können Sie in OM ebenfalls verrechnen. Im Fall einer Rechnungsstellung nach Aufwand erhalten Sie auf der Rechnung einen kompletten Stundennachweis für Ihren Kunden.
07 Rechnungsübersicht
Die Rechnungsübersicht bietet für Sie die Kontrolle über die geplanten Rechnungsbeträge, inkl. der prozentual anfallenden Nebenkosten und der Möglichkeit, den Betrag für Ihren Kunden anzupassen.
08 Rechnungsdokumente
Unsere mitgelieferten Rechnungsvorlagen können Sie jederzeit ganz einfach über unseren Vorlagenassistenten anpassen.
09 Rechnungsdokumente
Beispielansicht einer Rechnung mit der Ansicht für abgerechnete Grundleistungen und besondere Leistungen.
10 Rechnungsinformationen im Projekt
Auch im Projekt Modul „Leistungsphasen“ haben Sie jederzeit den Überblick, was bereits abgerechnet wurde.
01 Leistungsphasen
Im Modul „Leistungsphasen“ erhalten Sie einen Überblick aller Verträge eines Projekts mit allen dazugehörigen Projektdetails: Honorare, Stunden, Kosten und Zahlungen detailliert nach Leistungsphasen und Tätigkeiten.
02 Projektanalyse
Mit der Projektanalyse werden die Honorare mit den bisher aufgelaufenen Kosten verglichen. Für unfertige Leistungen erhalten Sie die entsprechenden Informationen für den Nachweis gegenüber dem Finanzamt zur Bildung von Rückstellungen.
03 Berichte erstellen
Alle in CYCOT OM angezeigten Tabellen können jederzeit per Mausklick in Excel ausgegeben werden. Dabei werden sämtliche Spaltenkonfigurationen und Gruppierungen 1:1 übernommen und exportiert.
04 Projektchronologie
Die Projektchronologie erfasst automatisch im Hintergrund alle wichtigen Vorgänge zu einem Projekt. Damit erhalten Sie einen lückenlosen Nachweis zu jedem Projekt, der bei Unstimmigkeiten zu Honorar-, Abrechnungs- und Haftungsfragen nicht selten ausschlaggebend ist.
05 Bürokosten
Mit dem Modul „Bürokosten“ erhalten Sie umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten Ihrer Büro-, Personal- und Sachkosten. Mit den Auswertung erhalten Sie eine Auswertung Ihrer Bürokosten nach den Kennzahlen.
